X

ZÁSADY ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Použité pojmy:
Správce dat: In-Life z.ú., Hlinky 50/128, Brno 603 00 (dále „In-Life“)
Dotčená osoba: Subjekt osobních údajů, jehož osobní údaje jsou v rámci In-Life zpracovávány
Nařízení: Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 ze dne 27. dubna 2016, obecné nařízení o ochraně osobních údajů

OBECNÁ USTANOVENÍ

  1. Předmětem těchto podmínek je zajištění zpracovávání osobních údajů všech dotčených osob získaných v rámci činnosti In-Life a dále zakotvení povinnosti zachovávat mlčenlivost o těchto získaných informacích, a to v rozsahu a za podmínek stanovených těmito podmínkami.
  2. In-Life se v souladu s těmito podmínkami zavazuje zpracovávat osobní údaje dotčených osob podle podmínek vyplývajících z příslušných právních předpisů, zejména nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 ze dne 27. dubna 2016, obecného nařízení o ochraně osobních údajů („Nařízení”).

POVINNOSTI A MLČENLIVOST

  1. In-Life se zavazuje přijmout taková technická, personální a jiná potřebná opatření, aby nemohlo dojít k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k osobním údajům, k jejich změně, zničení či ztrátě, neoprávněným přenosům, k jejich jinému neoprávněnému zpracování, jakož i k jinému zneužití osobních údajů.
  2. V souvislosti s aktivitami In-Life se zpracovávají různé osobní údaje dotčených osob. S těmito údaji pracují zejména tyto odpovědné osoby:
    1. Pracovníci In-Life
    2. Dobrovolníci
    3. Účetní kancelář
  3. Výše uvedení uživatelé byli poučeni o citlivosti osobních údajů. S osobními údaji dotčených osob nakládají výhradně v rámci aktivit poskytovaných In-Life. In-Life ani odpovědné osoby nepředávají osobní údaje dotčených osob dalším subjektům mimo smluvní zpracovatele.
  4. Podmínky zpracování a nakládání s osobními údaji hostů jsou upraveny ve zpracovatelských smlouvách mezi In-Life a danými zpracovateli.
  5. Kategorie dotčených osob jsou dárci, podporovatelé, dobrovolníci, účastníci pobytů a akcí a vysokoškolští studenti.

KONTAKTNÍ OSOBA

Kontaktní osobou a správcem pro ochranu osobních údajů pro In-Life je Ing. Jozef Budáč. Kontaktovat ho můžete na emailu gdpr@in-life.org.

ROZSAH OSOBNÍCH ÚDAJŮ A ÚČELY ZPRACOVÁNÍ

  1. Se souhlasem subjektu údajů In-Life uchovává emailové adresy vysokoškolských studentů a dobrovolníků a používá je na zasílání newsletterů s přehledem chystaných akcí a k propagaci organizace In-Life. Souhlas se udílí na 5 let.
  2. Při získání rozšířeného souhlasu (oproti bodu 1) od účastníků pobytů, akcí a setkání uchovává In- Life osobní údaje potřebné pro ubytování v ubytovacím zařízení a kontaktní informace. Uchované informace se používají při účasti na další akci. Můžou se také použít k dalšímu oslovování účastníků například formou pozvánky na další pobyt nebo přednášku. Oproti bodu 1 se navíc zpracovávají jméno a příjmení, číslo občanského průkazu nebo pasu, státní příslušnost, adresa, pohlaví, telefon, datum narození, preference jídla a historie účasti na akcích. Fotky, videa a zvukové záznamy z kcí se můžou použít na propagaci In-Life na sociálních sítích. Souhlas se udílí na 5 let.
  3. V případě účasti dětí na akcích In-Life s věkem pod 16 let se získává souhlas na zpracování osobních údajů dětí jedině za účelem zjednodušení ubytování v ubytovacím zařízení. Souhlas dává zákonný zástupce. Zpracovávají se jméno, příjmení, adresa, číslo občanského průkazu nebo pasu, státní příslušnost, datum narození a preferenci jídla. Souhlas se udílí na 5 let.
  4. Za účelem evidence darů a kultivace a rozvíjení vztahů se se souhlasem zpracovávají dárci a podporovateli poskytnuté osobní údaje. Jedná se o rozšíření souhlasu z bodu 2. Na jeho základě se posílají například potvrzení o darech, pravidelné zpravodaje o fungování organizace, pozvánky na další akce anebo žádosti o podporu v činnosti In-Life. Také se na základě těchto informací zpracovávají statistiky, jako například účast na akcích a četnost podpory, a tyto statistiky se používají při dalším oslovovaní dárců a podporovatelů. Oproti bodu 2 se navíc zpracovávají korespondenční adresa, titul, velikost daru, čas přijetí daru a jeho účel. Také můžeme uchovávat informace o dárcích ve společné domácnosti za účelem sjednocení posílaní potvrzení o darech.
    Souhlas se udílí na 10 let. V případě neposkytnutí souhlasu se zpracovávají jen zákonně nezbytné údaje potřebné pro k identifikaci dárce pro daňové a účetní účely.
  5. V případě dobrovolníků se můžou v rámci oprávněného zájmu uchovávat osobní údaje za účelem zlepšení spolupráce a dobrých vztahů v rámci organizace In-Life. Zpracovávají se jméno a příjmení, email, telefonní číslo a datum narození a tyto údaje jsou pak poslány některým dobrovolníkům, pracovníkům In-Life. Osobní údaje se zpracovávají po dobu jednoho roku.

TECHNICKÉ A ORGANIZAČNÍ ZABEZPEČENÍ OCHRANY OSOBNÍCH ÚDAJŮ

  1. In-Life se zavazuje, že technicky a organizačně zabezpečí ochranu zpracovávaných osobních údajů tak, aby nemohlo dojít k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k údajům, k jejich změně, zničení či ztrátě, neoprávněným přenosům, k jejich jinému neoprávněnému zpracování, jakož i k jinému zneužití. Také se zavazuje personálně a organizačně zabezpečit zpracovávání údajů, aby bily nepřetržitě plněny veškeré povinnosti správce osobních údajů, vyplývající z právních předpisů, zejména Nařízení.
  2. In-Life se zavazuje, že zpracovávání údajů bude zabezpečeno zejména následujícím způsobem:
    1. K osobním údajům budou mít přístup pouze oprávněné osoby In-Life, které budou mít s In-Life stanoveny podmínky a rozsah zpracování údajů.
    2. In-Life zabrání neoprávněnému čtení, vytváření, kopírování, přenosu, úpravě či vymazání záznamů obsahujících osobní údaje.
    3. Učiní opatření, která umožní určit a ověřit, komu byly osobní údaje předány, kým byly zpracovány, pozměněny nebo smazány.
  3. In-Life se zavazuje prostřednictvím Nařízení a vlastních vnitřních předpisů, případně zvláštních smluvních ujednání zajistit, že jeho zaměstnanci, spolupracovníci a dobrovolníci, kteří budou zpracovávat osobní údaje, tak budou činit pouze za podmínek a v rozsahu Nařízením a In-Life stanoveném a odpovídajícím pokynům In-Life. Zejména bude sám (a závazně uloží i těmto uvedeným osobám) zachovávat mlčenlivost o osobních údajích a o bezpečnostních opatřeních, jejichž zveřejnění by ohrozilo zabezpečení osobních údajů, a to i po skončení zaměstnání nebo příslušných prací u In-Life.

KAMEROVÝ SYSTÉM

V prostorách brněnského centra In-Life (adresa Hlinky 50/128) je nainstalovaný kamerový systém, který provozuje firma Penzion Integrity sídlící na stejné adrese. Více informací ohledně ochrany osobních dat je možné najít na jejich stránkách www.penzionintegrity.eu.

PRÁVA SUBJEKTU ÚDAJŮ

V rámci Nařízení může dotčená osoba využít mimo jiné tyto práva:

  1. Právo na přístup: Dotčená osoba může kdykoli požádat o výpis osobních údajů. Ve lhůtě 30 dní dostanete výpis zpracovávaných osobních údajů i s účelem zpracování.
  2. Právo na doplnění a změnu: Dotčená osoba může kdykoli požádat o aktualizaci zpracovaných osobních údajů.
  3. Právo na omezení zpracování: Dotčená osoba může vznést námitku se zpracováním, pokud má podezření, že se zpracování provádí bez patřičného důvodu nebo již dál nesouhlasí se zpracováním, nebo by chtěla zpracování omezit. Omezit je možné jak účel, tak rozsah zpracovávaných údajů.
  4. Právo na výmaz: Dotčená osoba může požádat o výmaz všech osobních údajů. Ve lhůtě 30 dní mu bude vyhověno a smazána budou všechna osobní data mimo ty, které jsou vázána zákonnou povinností.

Datum poslední aktualizace: 2. 7. 2018